1:1 meetings: как не превратить в рутину?

Про важность проведения 1:1 между менеджером и сотрудником написано много (для старта можно почитать тут, здесь или вот тут). Я решил собрать свой опыт и конкретные инструменты, которые использую сам.

🛠 Инструменты

Главное правило: всё записываем. Я долго вёл записи просто в заметках, но в какой-то момент начал в них теряться и в итоге перенёс все дела с 1:1 в notion. Тут на каждого сотрудника есть «досье» — достижения, фейлы, список тем, которые я планирую обсудить во время следующего 1:1, фидбек от коллег. Иногда добавляю просто куски кода или скриншоты из переписок в слаке, которые мне о чём-то говорят. Главная сложность — не забывать их постоянно дополнять.

Я веду такую табличку:

Самая важная информация в ней, кроме «досье» — даты апдейтов ЗП сотрудников, даты последнего 1:1, его последняя оценка условий работы (от 1 до 10). Автоматизация — наше всё, поэтому тут есть умная колонка «статус», которая мне подсказывает, что пора

• 💬 — поговорить
• 💸 — поговорить про деньги

🗣 Формат

Изначально я проводил одинаковые 1:1 со всеми сотрудниками, задавая одни и те же вопросы и просто спрашивая «Как дела? Есть ли у тебя проблемы/вопросы?» но понял, что превращая этот процесс в рутину я получаю меньше инсайтов от команды. Важно менять формат и вопросы. Я успел попробовать такие форматы:

• Пообщаться в переговорке
• Созвониться удалённо
• Вместе сходить на обед
• Просто прогуляться на улице

❓Вопросы

Чтобы развязать разговор, обычно за день-два до 1:1 я высылаю вопросы, которые могут дать какие-то инсайты. Список вопросов каждый раз разный, повторяются только первые 2:

• Оцени по шкале от 1 до 10 общую удовлетворённость своей работой (давай включим сюда всё: люди, проекты, задачи, условия, зарплата)
• Наверняка это будет не 10. Что нужно изменить прямо сейчас, чтобы стало 10?

Далее я просто компоную 4–5 вопросов из большого списка. Рядом с каждым из них постараюсь объяснить, чем этот вопрос может быть полезен:

• Чтобы ты изменил, если бы был менеджером проектов, на которых работаешь? — можно понять, что именно не нравится исполнителям в работе менеджеров. Кроме того для них это способ «надеть чужую шляпу» и понять, что некоторые вещи сложнее, чем кажутся
• Чтобы ты изменил, если бы был мной? — это даёт понимание, как видят твою роль в команде исполнители. Однажды мне прямо сказали «я вообще не знаю, чем ты занимаешься», после чего я стараюсь это лучше объяснять во время онбордингов.
• Оцени свою работу по шкале от 1 до 10 по 3 критериям (производительность, вовлечённость в проект, вовлечённость в работу компании в целом). Что нужно для увеличения этих показателей? — просто вариант self-review и подталкивание к рефлексии.
• Кто в нашей компании или на проектах, на которых ты работаешь, является сильным инфлюенсером, вдохновляющим на работу?– ищем лидеров
• Когда ты был наиболее вдохновлённым/мотивированным? Почему? — разбираемся в том, что мотивирует людей.
• О чём бы ты мог рассказать на следующем внутреннем митапе? — очень редко можно назначить внутренний митап и получить полный список желающих что-то рассказать, нужно подталкивать людей выступать. Ведь чаще всего когда дело сделано, всем кажется, что это просто и понятно для всех.
• Чего тебе не хватает в работе? — избегаем историю про то, что людям не хватает производительности ноутбука или нормального стула и они молча страдают
• Каких людей не хватает в нашей команде? — сверху может казаться, что нужны разработчики, а внутри команды понятно, что нужен, например, аналитик, датист или UX-дизайнер.
• Стратегия и планы компании/направления: насколько они тебе понятны? Как тебе кажется, мы продвигаемся к этим целям? Что мы делаем не так? — оцениваем, насколько хорошо мы управляем потоками информации в компании. Возможно планы понятны только людям “наверху”
• Какие проекты нравятся, какие нет? Какие считаешь перспективными? — иногда есть смысл ротировать людей между проектами, чтобы получать новые идеи и результаты. Если человеку нравится проект — почему бы ему не работать именно на нём?
• На что впустую тратится твоё время? — вдруг мы застряли в бюрократии и бесконечных митингах и разработчик просто не успевает решать задачи?
• Есть ли ещё какие-то вопросы, которые ты хотел бы обсудить?

Ещё один «тестовый» вариант, который я ещё не обкатал: предложить сотруднику самому составить план 1:1. Пусть он задаёт вопросы, а не ему.

Помните

• Не ожидайте, что вам всё расскажут. Это сущность людей: кто-то будет просто скрывать недовольство, кто-то будет говорить о своих проблемах другим, но не вам напрямую.
• Не ждите очередного 1:1, чтобы о чём то сказать. Фидбек в реальном времени работает лучше, чем отложенный.
• Как бы печально это не было, но люди выгорают и демотивируются, это нормально и зависит не только от вас.
• Общайтесь с командами, ищите проблемы и решайте их.

— — —

Есть советы про проведение 1:1? Оставляйте комментарии или напишите мне в телеграмм @alexsubbotin. И подписывайтесь на канал Saturday Night Hack.